Quando a empresa é capaz de reduzir custos, ela se torna mais lucrativa, rentável e competitiva, pois há mais dinheiro a ser investido em melhorias e otimizações. Mas, reduzir os gastos em suas atividades é um grande desafio. Acontece que, geralmente, quem recebe essa importante missão é o setor de Recursos Humanos.
Porém, essa redução de custos precisa ser feita com cautela para que não gere efeitos negativos na companhia. Tratando-se de um departamento altamente estratégico, o RH deve estruturar um plano de economia sem que haja perda de qualidade ou resultados.
Nessa perspectiva, é fundamental o desenvolvimento de um planejamento estratégico, identificando as oportunidades de crescimento a partir da análise das potencialidades dos colaboradores e, consequentemente, detectar os gastos desnecessários.
Como o RH pode ajudar a empresa a reduzir custos?
A área de RH é a responsável pelo bem mais valioso da empresa: o capital humano! É um setor de suporte, participativo em todas as etapas que exigem a lapidação dos colaboradores.
Há alguns anos, o departamento de Recursos Humanos era visto só como um segmento que fazia os procedimentos burocráticos, sua existência era notada em duas situações: ao ingressar na companhia e ao passar por um processo de desligamento.
Atualmente, o RH assumiu um papel de suma importância nas corporações. Tornando-se cada vez mais estratégico na gestão de pessoas, sendo o principal parceiro do negócio.
Quando o assunto é reduzir os custos de RH, a primeira solução que sempre aparece é diminuir o quadro de colaboradores. No entanto, a empresa geralmente não deseja diminuir a produção e também não pretende investir. O que acontece, após certo tempo, é que as demissões nem sempre são eficientes, visto que em muitos casos o que impacta nos resultados não é a quantidade, mas sim a produtividade dos colaboradores.
Nesse sentido, cabe ao RH otimizar também outros processos para alcançar a redução de custos, eliminando gastos considerados pouco estratégicos e que não entregam os resultados esperados para a empresa.
Pensando nisso, elaboramos algumas dicas que podem auxiliar o RH em várias ações. Com essas estratégias, a empresa poderá destinar melhor seu custo e investir em melhorias que são realmente necessárias.
Otimize a jornada
Sabe aquele ditado que diz que “tempo é dinheiro”? Então, no setor de RH tudo o que puder ser otimizado para facilitar a rotina de trabalho dos setores, representa uma boa economia de custos.
O bom aproveitamento do horário de trabalho é um dos pontos iniciais de uma estratégia de redução de custos. Revise os processos e a distribuição de atividades por colaboradores e equipes.
Estude a possibilidade do colaborador manter o foco em tarefas específicas. Pesquisas apontam que profissionais que realizam tarefas múltiplas são 40% menos produtivos, demoram 50% mais tempo para completar uma atividade e cometem 50% mais erros.
Outro fator importante para otimizar a jornada diz respeito as reuniões, faça apenas as necessárias, o tempo despendido nesses momentos pode ser revertido em horas de produção para a empresa. Então, quando precisar realizar uma reunião, seja objetivo e não perca tempo com assuntos desnecessários.
Por fim, aposte em ferramentas tecnológicas que facilitem a rotina dos trabalhadores, como o controle online do ponto. Monitorar a jornada do seu time ajuda a reduzir custos com horas extras. Essa estratégia também permite a redução de papéis impressos que as máquinas convencionais acabam desperdiçando.
Automatize processos
A tecnologia é a principal aliada de negócios que querem reduzir custos. Por isso, é importante mapear os processos internos e avaliar quais podem ser automatizados, total ou parcialmente. Além de diminuir a burocracia, a tecnologia aumenta a rapidez na execução de tarefas.
Com à automação de processos, é possível criar rotinas altamente escaláveis. Esse estratégia não apenas reduz os custos por minimizar o tempo necessário, mas também aumenta a confiabilidade e diminui a necessidade de retrabalhos.
Assim, temos a garantia de informações precisas para análise de dados. Afinal, a automação traz maior transparência e racionalização aos processos, entregando as dados organizados e centralizados.
Renegocie contratos
Ter bons fornecedores é uma ótima estratégia para alavancar o negócio no mercado, porém, essa relação precisa realmente ser vantajosa para ambas as partes. Portanto, é fundamental sempre realizar uma análise periódica de contratos com fornecedores, isso porque é possível sempre encontrar condições melhores.
Além disso, é importante identificar se há a oportunidade de pagar mais barato, com outros fornecedores, sem que haja perdas na qualidade do produto/serviço é também uma forma de reduzir custos do RH.
Análise os parceiros que realmente atendem às necessidades da empresa, se necessário busque opções que estejam mais alinhadas com seus interesses. Por fim, fique atento ao mercado, pode haver novas soluções e possibilidades que façam mais sentido para a instituição.
Revise os benefícios
Recuar nunca é uma boa ideia! Os benefícios formam uma importante matriz de motivação. Ao receber vantagens que vão além dos salários, os colaboradores se sentem mais motivados a trabalhar e a produzir mais.
Porém, analisar seus contratos e otimizar a administração referente é uma excelente tática. Afinal, um fornecedor de algum serviço pode ser trocado por outro que ofereça um melhor custo-benefício ou até mesmo realizar uma negociação para que o atual prestador ofereça melhores condições. Além disso, uma política de benefícios bem elaborada ajudará a empresa na atração e retenção de talentos.
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